要有效進行績效回饋，需秉持三大原則：事實、聚焦、頻繁，與一項心態：成長心態，這在績效回饋前、及進行中，必須謹記且持續練習、反思。
上一篇我們談到績效管理的缺口~績效回饋。在實踐過程中，不論是主管或員工，我們每個人都可能有三種角色：請求回饋者、提供回饋者、與接收回饋者。這三種角色在回饋過中的專注點與技能不太一樣。然而有一共通點，也就是績效回饋的三大原則與一項心態：事實、聚焦、頻繁，與成長心態（growth mindset）。秉持三大原則及一項心態，能引導我們將績效回饋這項任務有效落實，並協助雙方能共同成長。
事實
績效回饋，不論是建設性或挑戰性，都一定要〝有事實根據〞，才不會只憑印象、感覺、或聽說等模糊且主觀的概念，以致於落入各說各話的情況。甚麼是有事實根據？要包括「人事時地物」、「展現的行動或行為」、「影響或結果」等三部分，舉例：
例1：〝小張，你的表現太棒了！〞
例2：〝小張，上周三和A客戶簡報時，當客戶提出對服務內容有質疑時，我觀察到你馬上能從客戶質疑看出，其實他是擔心後續維護問題，你能立即從使用者角度進行解說，且輔以我們過去成功的案例，客戶的擔心立即得到釋疑，並滿意的點頭。你的同理心及說服力，讓我們拿到這指標性訂單，我非常欣賞你的細心、同理心及臨場反應，你的表現真是太棒了！〞
如果你是小張，那句話對你有幫助，而且是可以採取後續行動呢？
例1的說法，就只是一句讚賞。但具體到底哪裡表現好？為何是好？小張要如何強化或採取行動，讓未來表現更棒？真是無從下手。
而例2的具體回饋（實際觀察到）是小張的「同理心及說服能力」，因為這個能力及行為的展現，帶來正面成效（拿到指標性訂單）。這樣的反饋，不僅具體肯定他的表現，清楚說明同理性及說服力和拿到訂單的關係，小張也能將這能力再強化，持續精進以變得更爐火純青。
要做到以事實為依據的回饋，對提供回饋者（不論是主管或同儕）的最大挑戰，是必須持續鍛鍊細膩觀察及分析能力，對他人（部屬或同事）的工作、行為要有充分的觀察、了解與認知，也就是你必須在他的「工作情境之中、狀態之內」，同時把其中的邏輯或因果關係解析清楚。
因此在績效反饋過程中，我們要隨時提醒或反問自己：我有事實根據嗎？是我自己觀察，還是聽說的？這是事實全貌、還是部分樣貌？
聚焦
這相對就容易理解，也就是績效回饋時：一次只談一件事情或主題，不管是工作改善、能力提升或未來發展都一樣，最好每個主題分開討論並回饋。這樣就可避免一次、一股腦把所有事情或狀況都攤出來溝通，到最後卻因為失去焦點，反而變成無效的回饋。
例：〝小張，我想和你談談A專案時程延後的事情，另外，你最近好像有些工作情緒低落的狀況，我們也同時聊聊。還有，你也把B專案的進展計畫準備一下，我們需要對焦！〞
如果你是小張，你要如何準備起？
另一種情況是回饋主題太過空洞或廣泛，特別是當尋求他人意見／建議時，可能讓他人無從準備起，不知要和你溝通甚麼？或要給甚麼具體意見？
例：〝Peter，我最近工作超不順的，你能給我一些建議嗎？〞
聚焦的用意，是讓接收回饋者或提供回饋者，能清楚知道這次回饋主題或問題主軸，以便事先準備資料、構思方案或意見方向，這樣一來，績效回饋才能很有主題性、針對性的進行。
頻繁
所謂頻繁。也就是及時、隨時。
典型例子就如籃球或棒球球隊比賽。在球場上你的每一動作與表現如何，你的隊友或教練會立即給你回饋，那裡要加強？那裡表現好，請繼續維持？會馬上讓你知道。等當天比賽結束後，也會進行戰略、戰術或個人表現的檢討，以實際表現作為回饋或檢討的基礎，並在接下來的團隊或個人練習中，尋求改善或精進，以便下一場比賽有更好的成績表現。我們應該不曾看過有任何球隊，是等整個球季比賽結束，才做一次大回饋或檢討吧！
頻繁的用意，是我們可以立即採取行動，以進行補強或精進。試想，到了年底員工才知道今年表現不佳、績效不好，年度中間卻沒有任何可以提升績效的機會，只能等來年繼續努力。或到了年底，你才告訴員工他的某項能力／技能需要強化，希望他明年可以加強或列入學習計劃，這不僅僅是白白浪費了一整年的時間，更是減緩他成長的速度。或到了年底，你才肯定他的某項表現良好，這樣的肯定與讚賞，已經完全沒有任何效果了。
成長心態
史丹福大學心理學者卡蘿‧杜維克博士（Dr. Carol Dweck）在她的著作『心態致勝』中提出：心態（mindset）對於績效和學習相當重要，在研究中她提出「固定心態」（fixed mindset）及「成長心態」（growth mindset）的兩種不同心態觀念。
所謂固定心態，是指有些人相信聰明、智力等這些天賦素質是固定的、天生的，因此堅信有才能就可以成功。相對的，有成長心態的人則相信，透過專注、努力及學習，可以持續發展出新能力，至於聰明及天賦則只是起點。有成長心態者通常也熱愛學習、並擁有堅韌性格！
我們在職場上常會遇到有些人，自認畢業自名校或一直以來績效很好，因此對於學習或進步這件事情總覺得不重要，甚至嗤之以鼻。擁抱這種心態，也是阻礙許多人繼續成長的關鍵，只是不自知而已。
秉持成長心態對於提供回饋者及接收回饋者，都很重要。秉持成長心態的回饋接受者，能夠坦然接受別人的意見、建議或批評，不會視為威脅，反而是在幫助自己成長，也會有強烈動機要採取後續行動；至於提供回饋者秉持成長心態，則他在提供回饋時並不是要證明自己多厲害，而是要幫助對方成長。
在績效回饋的過程中秉持成長心態，真正做到以事實為依據、聚焦主題、頻繁的進行回饋，才能串連起績效管理的循環。
下一篇將繼續介紹，在績效回饋中，請求回饋者、提供回饋者、與接收回饋者的關注點及能力要求。
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